Bereid uw onderneming voor op het post-NOW tijdperk..

Er is al veel geschreven over de NOW-regeling. De NOW is een subsidie voor loonkosten voor de periode van 1 maart t/m 31 mei 2020. In deze bijdrage richten wij onze blik op de periode daarna. En vooral: wat kunt u als ondernemer nu alvast doen om u voor te bereiden op die periode?

Aangezien de huidige corona-maatregelen nog geruime tijd gehandhaafd zullen blijven, is de kans groot dat ook de NOW-regeling met nog eens drie maanden wordt verlengd. Hierover zal ruim voor 1 juni 2020 een besluit worden genomen. Voor sommige ondernemingen zal deze verlenging uitkomst bieden. Hopelijk zorgt een achtereenvolgende periode van in totaal zes maanden subsidie voor veel ondernemingen voor voldoende lucht om de coronacrisis te overleven zonder gedwongen ontslagen.

De realiteit is echter dat dit voor veel ondernemingen heel lastig, zo niet onmogelijk zal zijn. In sommige sectoren zijn de vooruitzichten zodanig slecht, dat nu al duidelijk is dat er structurele wijzigingen in de onderneming nodig zijn om een faillissement te voorkomen. Het kan hier gaan om ondernemingen die, waar sprake is van complete vraaguitval, zich niet snel aan de anderhalve-meter economie kunnen aanpassen, of die in elk geval bepaalde diensten lange tijd niet meer kunnen aanbieden.

Het is in die gevallen voorzienbaar dat ondernemingen moeten reorganiseren en toch noodgedwongen van een deel van de medewerkers afscheid moet gaan nemen.

1. Keuze: verlengen NOW of beginnen met reorganiseren?

Ondernemingen doen er daarom verstandig aan niet ‘automatisch’ een beroep te gaan doen op de mogelijke verlenging van de NOW, maar om nu verschillende scenario’s uit te werken.

Ondernemingen die een beroep hebben gedaan op de huidige NOW-regeling, kunnen na afloop daarvan alsnog een reorganisatie doorvoeren. Concreet betekent dit dat zij vanaf 1 juni 2020 alsnog ontslagaanvragen kunnen indienen bij het UWV, zonder dat dit gevolgen heeft voor de NOW-subsidie. Het is van belang dat nu al de noodzakelijke voorbereidingen getroffen worden, zodat een reorganisatie via het UWV na 1 juni 2020 zo snel mogelijk doorgevoerd kan worden, zoals hierna wordt toegelicht.

Als ondernemingen echter een beroep doen op de waarschijnlijke verlenging van de NOW, betekent dit ook dat zij zich nog een periode van drie maanden moeten houden aan alle voorwaarden van de NOW.

Die voorwaarden moeten op het moment van schrijven van dit artikel nog bekend worden gemaakt, maar de roep in de politiek om strengere voorwaarden aan een nieuwe NOW-regeling is al heel duidelijk. Dat betekent zeer waarschijnlijk dat die ondernemingen pas op z’n vroegst ná 1 september 2020 een reorganisatie (via het UWV) zouden kunnen doorvoeren. Hoewel het doel van de NOW – gedwongen ontslagen voorkomen – uiteraard valt te prijzen, zal het in sommige situatie eenvoudigweg niet haalbaar zijn om zo lang te wachten met reorganiseren. Hoe langer dan wordt gewacht, hoe groter de kans dat de onderneming failleert, waardoor alle betrokken medewerkers hun baan verliezen.

Hieronder gaan wij eerst in op wat er momenteel al wel en niet mogelijk is onder de huidige NOW-regeling. Tot slot geven wij een stappenplan voor een reorganisatie na de NOW.

2. NOW - wat mag nu wel en wat mag niet?

In ons eerdere artikel zijn de voorwaarden van de NOW opgenomen. Indien de NOW wordt verlengd, kunnen deze voorwaarden worden aangepast.

De boodschap van de regering is duidelijk: houd de loonsom zoveel mogelijk gelijk en dien geen ontslagaanvragen in bij het UWV wegens bedrijfseconomische redenen. Wat mag nu precies wel en wat niet?

Geen ontslagaanvragen indienen tussen 1 maart en
1 juni 2020

Strikt genomen is het niet verboden om ontslagaanvragen bij het UWV in te dienen wegens bedrijfseconomische redenen, maar de gevolgen voor de subsidie zijn heel groot. De subsidie wordt met 150% van de loonkosten van de medewerkers waarvoor ontslag is aangevraagd maal factor 0,9 verminderd. Dit kan er al voor zorgen dat een ontslagaanvraag voor een beperkt deel van de medewerkers tot gevolg heeft dat de volledige subsidie moet worden terugbetaald.

Deze ‘strafkorting’ vindt zelfs plaats als het UWV de ontslagaanvragen zou afwijzen. Om die reden is het niet aanlokkelijk om in de periode 1 maart t/m 1 juni 2020 ontslagaanvragen in te dienen bij het UWV, indien er tegelijkertijd een beroep is gedaan op de NOW.

Houd de loonsom gelijk

Indien de loonsom over de maanden maart t/m mei 2020 lager is dan de loonsom over januari 2020, dan zal de werkgever 90 cent minder subsidie krijgen voor elke euro minder loonkosten.

Het niet-verlengen van aflopende tijdelijke arbeidsovereenkomsten, een ontslag tijdens de proeftijd of een beëindiging met wederzijds goedvinden, is juridisch gezien wel toegestaan, maar het zal wel gevolgen voor de hoogte van de NOW-subsidie (kunnen) hebben. De loonsom wordt lager en daarmee ook de subsidie. De vermindering op de subsidie is echter niet zo groot als bij een ontslagaanvraag bij het UWV, aangezien er geen ‘strafkorting’ wordt toegepast.

Alle overige reorganisatiemaatregelen zijn wel toegestaan

Andere vormen van ‘reorganiseren’ zonder daarbij ontslag aan te vragen of de loonsom te verminderen zijn toegestaan zonder gevolgen voor de NOW-subsidie.

Iedere onderneming zal zich moeten voorbereiden op de anderhalve-meter-economie. Dit kan betekenen dat de bedrijfsvoering moet worden aangepast. Er ontstaan drive-ins, afhaalservices, extra schoonmaakdiensten en vaak een andere wijze van dienstverlening.

Het kan noodzakelijk zijn om de aard van de werkzaamheden, de locatie, de werktijden en de functies te wijzigen tijdens deze coronacrisis. Uiteraard gelden hierbij de gebruikelijke arbeidsrechtelijke spelregels waarmee de mogelijkheden wel zijn begrensd. Wijzigingen moeten worden gebaseerd op het algemene instructierecht van een werkgever, eenzijdig wijzigingsbedingen in contracten of op grond van het goed werknemer- en werkgeverschap. De mogelijkheden om zaken te wijzigen zijn niet eindeloos, maar van beide partijen kan in deze uitzonderlijke tijden meer flexibiliteit worden gevraagd dan gebruikelijk.

Al dit soort wijzigingen in de bedrijfsvoering hebben in ieder geval geen gevolgen voor de hoogte van de NOW-subsidie.

Alle voorbereidende maatregelen zijn ook toegestaan

Indien uw onderneming het niet redt met aanpassing van de bedrijfsvoering en een echte reorganisatie nodig is, met gedwongen ontslagen tot gevolg, zult u bij gebruikmaking van de huidige NOW-regeling met het indienen van ontslagaanvragen moeten wachten tot na 1 juni 2020.

In de tussentijd is het wel toegestaan om een reorganisatie alvast voor te bereiden en zelfs voor een groot deel in gang te zetten. Dat heeft geen gevolgen voor de subsidie.

3. Stappenplan reorganiseren

Hieronder volgt op hoofdlijnen een leidraad voor een reorganisatie voor een onderneming met een ondernemingsraad. In de praktijk worden niet altijd alle stappen afzonderlijk van elkaar doorlopen. Afhankelijk van de grootte en aard van uw organisatie, kunnen verschillende stappen worden samengevoegd. Reorganiseren is maatwerk, neem daarom altijd contact op voordat u begint.

Stap 1: verzamel gegevens en stel een (financieel) plan op

Een reorganisatie begint meestal met het voornemen van een bestuurder van een onderneming om te gaan reorganiseren. Om een goed beeld te krijgen van de situatie moeten gegevens worden verzameld. Denk hierbij aan het personeelsbestand, een overzicht van alle functies binnen de onderneming en de onderlinge uitwisselbaarheid, de cijfermatige onderbouwing van de bedrijfseconomische noodzaak. Hoe lang houdt de onderneming het nog vol zonder reorganisatie? Wat is het minimaal te bezuinigen bedrag op personeelskosten om de onderneming draaiende te kunnen houden?

Van belang is dat er een liquiditeitsprognose opgesteld worden, uitgaande van verschillende scenario’s. In ieder geval zal inzichtelijk gemaakt moeten worden wat de liquiditeitspositie in de komende 6 maanden zou zijn zonder reorganisatie en met reorganisatie. Daarbij uitgaande van verschillende scenario’s. Dat is niet alleen noodzakelijk om de betrokkenen van de noodzaak van het reorganisatieplan te overtuigen en draagvlak te creëren. Het is vanuit het perspectief van aansprakelijkheid en verantwoordelijk van het bestuur ook essentieel.

Stap 2: opstellen voorgenomen reorganisatieplan

De verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt voor het opstellen van een voorgenomen reorganisatieplan, wat als uitgangspunt kan dienen voor het overleg met de ondernemingsraad en zo nodig bij een collectief ontslag de vakbonden. Welke arbeids-plaatsen zouden kunnen komen te vervallen? Zijn er nog voldoende liquide middelen om ontslagvergoedingen (transitievergoedingen) te voldoen en de salarissen te betalen tot einde van het dienstverband? Zijn er herplaatsingsmogelijkheden?

Stap 3: Overleg en afstemming met betrokken partijen, waaronder de ondernemingsraad

Voor een goede besluitvorming is het vaak noodzakelijk en verstandig om andere betrokken partijen te raadplegen, zoals een Raad van Commissarissen of in sommige omstandigheden een of meerdere (groot)aandeelhouders. Voordat een definitief reorganisatiebesluit kan worden genomen dient ook de ondernemingsraad om advies gevraagd te worden op grond van de Wet op de ondernemingsraden.

In de praktijk ontstaan er vaak discussies over de vraag of een ondernemingsraad (“OR”) wel tijdig is geadviseerd. Het kan daarom verstandig zijn om de OR al in een vroeg stadium (al dan niet onder oplegging van geheimhouding) te informeren over het voornemen. De OR moet namelijk de tijd krijgen om over het voorgenomen besluit te adviseren en de OR moet daarbij nog wezenlijke invloed kunnen uitoefenen op dat besluit. Door een OR al in een vroeg stadium mee te nemen in het proces, kan dit de besluitvorming in een later stadium bespoedigen. Als er geen OR is, zal de Personeelsvertegenwoordiging geïnformeerd moeten worden, of anders de medewerkers zelf.

Stap 4: Melding aan vakbonden en UWV over voorgenomen collectief ontslag

Op grond van de Wet melding collectief ontslag (“Wmco”) dient de werkgever een voornemen tot collectief ontslag aan de belanghebbende vakbonden en het UWV te melden. Van een collectief ontslag is sprake indien de werkgever om bedrijfseconomische redenen binnen drie maanden binnen één werkgebied de arbeidsovereenkomst wil beëindigen met twintig of meer werknemers. Het gaat daarbij niet alleen om ontslagen via het UWV, maar ook om beëindigingen met wederzijds goedvinden (of eventueel ontslagen via de kantonrechter).

Het is belangrijk dat de Wmco-melding tijdig wordt gedaan, want na de melding geldt een wachttijd van één maand. Gedurende deze periode kunnen de arbeidsovereenkomsten niet worden beëindigd. Er zal eerst overleg gevoerd moeten worden met de vakbonden, hetgeen in de praktijk veelal gaat om de voorwaarden van een sociaal plan. Ook zal het UWV een eventuele ontslagaanvraag pas in behandeling nemen nadat de melding is gedaan en er overleg met de vakbonden heeft plaatsgevonden. De wachttijd geldt niet (meer) indien vakbonden zijn geraadpleegd en zij zich met de beëindiging kunnen verenigen.

Let wel: de Wmco-melding kan al tijdens de NOW-periode worden gedaan. De Wmco-melding is zelf geen ontslagaanvraag en zal ons inziens dus geen gevolgen hebben voor de hoogte van de subsidie. Een Wmco-melding leidt ook niet tot de verplichting om daadwerkelijk tot ontslagen over te gaan.

Stap 5: Opstellen (concept) sociaal plan

Afhankelijk van de omvang van een onderneming en de branche waarin zij actief is, kan het gebruikelijk zijn om een sociaal plan op te stellen. Dit is een overeenkomst tussen de werkgever en vertegenwoordigers van de werknemers (de vakbonden of de ondernemingsraad). In een sociaal plan kunnen afspraken worden gemaakt over de gevolgen van de reorganisatie voor individuele werknemers. Uiteraard is dit mede afhankelijk van de financiële mogelijkheden van de onderneming. Ook als er geen sociaal plan bestaat, hebben medewerkers op grond van de huidige wetgeving recht op een transitievergoeding indien hun arbeidsovereenkomst wordt beëindigd via het UWV.

Stap 6: Nemen van definitief reorganisatiebesluit

Na een verkregen (positief) advies van de OR en het overleg met de vakbonden, kan een definitief reorganisatiebesluit worden genomen op basis waarvan de reorganisatie wordt voortgezet. Ook dit besluit kan al worden genomen tijdens de periode waarin NOW-subsidie wordt ontvangen, zolang het besluit maar niet eerder wordt uitgevoerd.

Stap 7: Voorbereiden communicatie/beëindigingsovereenkomsten

Een ontslagprocedure bij het UWV wordt vaak gecombineerd met het aanbieden van beëindigingsovereenkomsten aan de betrokken medewerkers van wie de arbeidsplaats komt te vervallen. Deze individuele stukken kunnen worden opgesteld en voorbereid.

Stap 8: het informeren van de werknemers

De individuele medewerkers moeten natuurlijk ook op de hoogte worden gebracht van de aankomende reorganisatie. Uiteraard dient dit zorgvuldig te gebeuren, aangezien de reorganisatie grote gevolgen heeft voor hen. Afhankelijk van de situatie gebeurt het informeren soms pas nadat de ontslagaanvragen al zijn ingediend bij het UWV, maar het is ook goed mogelijk om de medewerkers voorafgaand daaraan al te informeren en hen een beëindigingsovereenkomst te overhandigen. Werkgevers kiezen soms voor het eerste om eventuele ‘strategische’ ziekmeldingen voor te zijn.

Stap 9: indienen ontslagaanvragen

Zodra het definitieve reorganisatiebesluit gereed is en daarbij een (positief) advies van de OR is ingewonnen, kunnen de ontslagaanvragen bij het UWV (digitaal) worden ingediend.

Let op: gedurende de periode dat de werkgever de NOW-subsidie ontvangt kunnen de ontslagaanvragen niet (althans niet zonder gevolgen) worden ingediend.

Stap 10: Uitvoeren reorganisatie

Tijdens de UWV-procedure kunnen met medewerkers beëindigingsovereenkomsten gesloten worden. Voor de medewerkers die niet bereid zijn om de beëindigingsovereenkomst te tekenen, moet de procedure bij het UWV volledig doorlopen worden. Als het UWV toestemming verleent, kunnen de resterende arbeidsovereenkomsten daarna worden opgezegd. Hierbij kan overigens de proceduretijd bij het UWV van de toepasselijke opzegtermijn worden afgetrokken, mits er één maand opzegtermijn resteert.

Let wel: ook bij het doorlopen van de UWV-procedure is de transitievergoeding verschuldigd.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met

Rob Simons: r.simons@dvdw.nl of 06-46643095

Mark Putting: putting@dvdw.nl of 06-11772705