Zorgeloos contracteren met de juiste (rechts)persoon: waarom de ene handtekening de andere niet is

Als ondernemer sluit u dagelijks contracten: met uw klanten, met uw leveranciers. Maar: mag degene met wie u onderhandelt en contracteert wel namens zijn bedrijf verplichtingen aangaan? En wat gebeurt er als u met een niet-bestuurder overeenkomsten sluit, kunt u hun bedrijf dan wel aan het contract houden? Niet altijd. In de praktijk leidt dit geregeld tot discussies. Zorg dat u weet met wie u aan tafel moet zitten: dan onderneemt u juridisch verantwoord en bespaart u zich onnodige risico’s en dus kosten.

Van caissière tot directeur

Besloten of naamloze vennootschappen worden op grond van de wet vertegenwoordigd door hun bestuurder. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan een individuele bestuurder, tenzij daarop wettelijk toegestane uitzonderingen zijn gemaakt, bijvoorbeeld de uitzondering dat de bestuurders alleen gezamenlijk bevoegd zijn. Als u onderhandelt en contracteert met een vennootschap, dan moet u daarom als hoofdregel aan tafel zitten met de bestuurder, en dient u na te gaan of die bestuurder wel alleen en zelfstandig bevoegd is om verplichtingen aan te gaan. Als het bestuur niet heeft ingestemd met de gesloten overeenkomst, dan zou de vennootschap in beginsel met succes kunnen betogen dat de vennootschap niet is gebonden aan de overeenkomst, met alle gevolgen van dien.

Het komt in de praktijk echter vaak voor dat u niet te maken hebt met de bestuurder(s), maar met een directeur of manager die geen bestuurder is, of met andere medewerkers van het betreffende bedrijf. Toch kunnen ook zij geldige overeenkomsten sluiten namens hun bedrijf: denk aan de caissière van uw plaatselijke supermarkt, ook deze kan volledig rechtsgeldig met u een koopovereenkomst sluiten voor uw boodschappen. Waar moet u in het zakelijke verkeer op letten?

Volmacht en schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid

Vaak is sprake van een verleende volmacht: de betreffende persoon heeft dan de bevoegdheid om in naam van de rechtspersoon rechtshandelingen te verrichten en dus bijvoorbeeld om bepaalde overeenkomsten te sluiten. De rechtspersoon is in dat geval, vanwege de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de persoon met wie u hebt gehandeld, aan die overeenkomst gebonden. Of er een (toereikende) volmacht is gegeven, hangt echter af van de inhoud van de afspraken tussen het bedrijf en de betreffende persoon: u staat daar buiten. De rechtspersoon zou dus kunnen stellen dat er geen volmacht is – als dat inderdaad zo is, dan loopt u het risico dat u de rechtspersoon niet kunt aanspreken tot nakoming van de gesloten overeenkomst. U bent dan afhankelijk van de vraag, of u kunt stellen en bewijzen dat u gerechtvaardigd hebt vertrouwd op de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid van de persoon met wie u hebt onderhandeld en gecontracteerd. Daar zult u alleen in kunnen slagen, als (i) de rechtspersoon bepaalde verklaringen of gedragingen heeft verricht, waarop u dat vertrouwen hebt mogen baseren, bijvoorbeeld doordat de (wel bevoegde) bestuurder in relevante correspondentie is ingekopieerd, of (ii) die schijn kan worden afgeleid uit feiten en omstandigheden die naar verkeersopvattingen voor risico van de rechtspersoon komen. Het is niet altijd eenvoudig om in dat bewijs te slagen: een rechter zal die schijn bijvoorbeeld niet mogen aannemen uitsluitend op grond van gedragingen of verklaringen van de niet-bevoegde manager met wie u aan tafel zat.

Praktische tip

Als u echter hebt gehandeld met een bevoegde bestuurder, dan hebt u niet te maken met een al dan niet verleende volmacht of schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Om vervelende discussies over de geldigheid van uw overeenkomst te voorkomen, doet u er dus goed aan het bestuur van de betreffende vennootschap zo nodig om een bevestiging te vragen.