Q&A over het Coronavirus – versie 7 mei 2020

Hieronder volgt een geüpdatet versie van de Q&A over arbeidsrechtelijke vragen rondom het Coronavirus.

1. Kunnen medewerkers verplicht worden om vakantiedagen op te nemen?

Nee, een werkgever kan medewerkers niet verplichten vakantiedagen op te nemen. De hoofdregel is dat de werkgever een vakantie van een medewerker vaststelt overeenkomstig de wens van de medewerker, tenzij zich daartegen gewichtige redenen verzetten. Van gewichtige redenen is bijvoorbeeld sprake als het inwilligen van het verzoek om vakantie tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. Er kunnen wel schriftelijke afspraken zijn gemaakt over de periode waarin de medewerker zijn vakantie dient op te nemen. De werkgever mag echter niet eenzijdig vakantiedagen vaststellen; een medewerker moet daar akkoord mee gaan. Een werkgever mag uiteraard wel verzoeken om in bepaalde rustige periodes zoveel mogelijk vakantie op te nemen.

2. Mag een werkgever collectieve vrije dagen aanwijzen?

Een werkgever mag (in overleg met de ondernemingsraad) een bepaald aantal dagen per jaar als collectieve dagen aanwijzen. Daarnaast staan in veel cao’s, personeelsreglementen of individuele arbeidsovereenkomsten afspraken over het aanwijzen van verplichte vrije dagen.

3. Mogen medewerkers reeds ingeplande vakanties annuleren met behoud van vakantiedagen?

Als een vakantieaanvraag al is ingediend en de werkgever heeft deze aanvraag van een medewerker ook al goedgekeurd, dan is die vakantie daarmee vastgesteld. In dat geval kan deze alleen worden ingetrokken of gewijzigd met toestemming van de werkgever. De medewerker heeft dus geen absoluut recht om een reeds vastgestelde vakantie te verplaatsen. De werkgever en medewerker dienen hier wel met elkaar in overleg te treden, waarbij de normen van goed werkgever- en goed werknemerschap een rol spelen.

4. Mag een werkgever het vakantiegeld later uitbetalen dan normaal?

De wettelijke hoofdregel voor uitbetaling van de vakantietoeslag is dat de vakantietoeslag in de maand juni aan de medewerkers moet worden uitgekeerd. Hiervan kan bij schriftelijke overeenkomst worden afgeweken, maar voorwaarde is dat deze sowieso één keer per kalenderjaar wordt uitgekeerd. Veel ondernemingen doen dat in hun arbeidsovereenkomsten waarin wordt opgenomen dat vakantietoeslag in de maand mei wordt uitgekeerd.

Als een werkgever de betaling van het vakantiegeld wil opschuiven, dan kan dit worden vergeleken met een eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Daar is een zwaarwegend belang voor nodig, hetgeen in het algemeen niet snel wordt aangenomen. Er zal dan heel duidelijk gemaakt moeten worden dat er dusdanige financiële problemen bestaan, waardoor betaling van het (volledige) vakantiegeld in mei de continuïteit van de onderneming in gevaar brengt. Uiteraard kan het later uitbetalen ook indien de medewerkers hiermee instemmen. Het is belangrijk om dit eerst met de medewerkers te bespreken.

5. Mogen reiskostenvergoedingen worden beëindigd als medewerkers thuis werken?

Een zuivere onkostenvergoeding dient ter vergoeding van onkosten. Als de onkosten niet meer worden gemaakt, dan hoeft de vergoeding arbeidsrechtelijke gezien ook niet meer te worden betaald. Een reiskostenvergoeding mag dus worden beëindigd als medewerkers thuiswerken en daardoor geen reiskosten meer maken. Maar let op: in een cao of arbeidsovereenkomst kunnen afspraken zijn gemaakt over het uitbetalen van onkostenvergoeding, bijvoorbeeld dat de onkostenvergoeding gedurende een bepaalde periode moet worden doorbetaald.

Normaliter bestaat fiscaal gezien zelfs de plicht om een (fiscaal onbelaste) reiskostenvergoeding stop te zetten als er gedurende een bepaalde periode geen daadwerkelijke reiskosten zijn gemaakt. De Belastingdienst merkt de onterecht betaalde vergoeding in dat geval namelijk aan als verkapt loon. Het kabinet heeft echter bekend gemaakt dat de reiskostenvergoeding vanwege het Coronavirus niet als verkapt loon wordt aangemerkt. Fiscaal gezien is er dus ruimte om de onkostenvergoeding langer door te betalen, maar arbeidsrechtelijk gezien is daar geen verplichting toe.

6. Heeft een medewerker recht om thuis te werken uit vrees voor besmetting?

Het advies aan werkgevers is om medewerkers zo veel mogelijk thuis te laten werken. Mocht dat niet lukken of mocht een werkgever een andere goede reden hebben om dit niet te doen, dan mag een medewerker alleen thuis werken indien er gegronde vrees voor besmetting bestaat. Is die vrees er niet en heeft de werkgever alle redelijke maatregelen genomen ter bescherming van de gezondheid van het personeel, dan heeft de medewerker geen recht om thuis te werken. Indien de medewerker besluit om toch niet naar het werk te komen, maar in plaats daarvan thuis te werken, dan kan de werkgever disciplinaire maatregelen nemen wegens het niet-opvolgen van redelijke instructies.

7. Mag een medewerker alternatief werk weigeren?

Als het verzoek van de werkgever redelijk is, dan kan van een medewerker op basis van goed werkgeverschap worden verlangd dat hij tijdelijk alternatieve werkzaamheden verricht. Een medewerker mag alternatief werk dus niet zomaar weigeren. Er zijn geen heel duidelijke regels over waar exact de grenzen liggen van wat partijen van elkaar mogen vragen. Ook hierbij speelt het algemene ‘goed werkgeverschap’ en ‘goed werknemerschap’ weer een rol.

8. Mag een werkgever haar medewerkers laten testen op het Coronavirus?

Wanneer een medewerker in contact is geweest met een persoon die het Coronavirus heeft of in een gebied is geweest waar veel besmettingen zijn, dan kan de werkgever aan een medewerker vragen om langs de bedrijfsarts of huisarts te gaan om te onderzoeken of hij het Coronavirus heeft. Een werkgever dient immers zorg te dragen voor een veilige werkplek en –omgeving. Als de medewerker hier niet aan mee wil werken, kan de werkgever besluiten de medewerker naar huis te sturen ter bescherming van de rest van het personeel.

9. Heeft een medewerker recht op loon tijdens ziekte, veroorzaakt door het Coronavirus?

Als een medewerker door het Coronavirus ziek is en hij daardoor niet in staat is om te werken, heeft hij recht op doorbetaling van zijn salaris. Dit is bij arbeidsongeschiktheid door ‘normale’ griep of andere ziektes ook het geval. Het enkele feit dat het hier gaat om het Coronavirus, maakt geen verschil.

Ook indien de medewerker het Coronavirus heeft gekregen na of tijdens een vakantie of door te onvoorzichtig handelen met andere personen, heeft hij recht op loondoorbetaling. Aangenomen mag worden dat de medewerker niet opzettelijk ziek is geworden.

De hoogte van het salaris is net als bij reguliere ziektegevallen afhankelijk van de wet en van individuele of collectieve afspraken.

10. Heeft een medewerker recht op salaris tijdens quarantaine?

Als een medewerker nog niet ziek is, maar hij door de GGZ wel verplicht wordt om thuis in quarantaine te blijven, zijn er verschillende situaties denkbaar. 

• Zolang de medewerker vanuit huis kan werken, heeft hij uiteraard recht op salaris;
• Als het bijvoorbeeld vanwege de aard van de functie niet mogelijk is om vanuit huis te werken, is het de vraag voor wiens rekening en risico het niet-werken komt. De wet geeft aan dat een medewerker recht heeft op loon over de periode waarin hij niet werkt, tenzij de oorzaak van het niet werken voor rekening van de medewerker behoort te komen;
• Als de quarantaine een duidelijk zakelijke oorzaak kent (bijvoorbeeld een zakenreis of contact met een klant die het virus blijkt te hebben) dan geldt dat het loon hoe dan ook moet worden doorbetaald;
• Als de quarantaine is veroorzaakt door een reden gelegen in de privésfeer dan kan de vraag aan de orde zijn of deze oorzaak nog steeds voor rekening van de werkgever moet komen. Wij verwachten dat de werkgever het loon moet (blijven) doorbetalen indien de quarantaine is ontstaan naar aanleiding van een voor de medewerker noodzakelijke reis. Of het loon door de werkgever moet worden doorbetaald kan anders worden als de medewerker vooraf bekend is met een quarantaineverplichting bij terugkeer uit een bepaald gebied en alsnog onverplicht afreist naar dat gebied;
• Bij een quarantaine die verplicht wordt opgelegd door de GGD, zou een medewerker mogelijk nog een beroep kunnen doen op kortdurend calamiteitenverlof (art. 4:1 lid 1 sub c Wet Arbeid en Zorg). Op grond hiervan heeft een medewerker namelijk ook recht op loon als hij zijn arbeid niet heeft kunnen verrichten vanwege een door de overheid opgelegde verplichting. De door de GGD opgelegde verplichting zou hiermee gelijk gesteld kunnen worden.

Het bovenstaande laat zien dat er verschillende scenario’s zijn en dat deze scenario’s zich ook in snel tempo kunnen afwisselen. Aangezien een quarantaineperiode relatief kort duurt – en het ook in het belang van de werkgever is dat overige medewerkers het virus niet oplopen – verwachten wij vooralsnog dat werkgevers zich coulant zullen opstellen bij de loondoorbetaling tijdens quarantaine.

11. Heeft een medewerker recht op salaris indien hij niet kan werken vanwege een sluiting van een school of kinderdagverblijf?

De Wet Arbeid en Zorg geeft medewerkers recht op betaald kortdurend calamiteitenverlof indien sprake is van onvoorziene omstandigheden die een onmiddellijke onderbreking van de arbeid vergen. Een plotselinge sluiting van een school of kinderdagverblijf valt daar ook onder.

De wet geeft aan dat het hier gaat om een ‘korte, naar billijkheid te berekenen tijd’, en er wordt niet aangegeven hoe lang dit verlof mag duren. Het moet gaan om een noodsituatie. In de regel geldt het calamiteitenverlof voor enkele uren of enkele dagen. Daarna mag van de medewerker verwacht worden dat hij snel een andere manier van opvangt regelt. Indien dat niet lukt, zal hij zelf vakantiedagen moeten opnemen of desnoods onbetaald verlof moeten aanvragen.

12. Wat als er te weinig werk is voor de medewerker?

Als er te weinig werk is voor een medewerker dan moet de werkgever het loon van de medewerker in beginsel doorbetalen. Mogelijk kan de werkgever een beroep doen op de NOW-regeling. Zie voor meer informatie onze eerdere artikelen over de NOW-regeling:

Noodmaatregel Overbrugging voor behoud van Werkgelegenheid (NOW)

Wijzigingen en verduidelijkingen NOW-regeling

Verruiming NOW-regeling voor concerns

13. Een medewerker moet (veel) overwerken door het Coronavirus. Heeft dit gevolgen voor de vaststelling van de WW-premiedifferentiatie?

Sinds 1 januari 2020 betalen werkgevers een lage WW-premie voor vaste contracten en een hoge WW-premie voor flexibele contracten. Wanneer een medewerker met een vast dienstverband in een kalenderjaar meer dan 30% heeft overgewerkt, dan moet de werkgever met terugwerkende kracht de hoge WW-premie afdragen. De herziening geldt niet als een gemiddelde arbeidsomvang van minimaal 35 uur is overeengekomen.

Door het Coronavirus moeten in sommige sectoren (bijvoorbeeld de zorg) veel medewerkers overwerken. De herziening van de WW-premie wordt gelet op de huidige omstandigheden niet wenselijk geacht. Het kabinet heeft daarom toegezegd de regeling tijdelijk te wijzigen in die zin dat voor het jaar 2020 een generieke uitzondering wordt gemaakt voor de 30% herzieningssituatie. Dit betekent dat indien een medewerker in 2020 veel heeft overgewerkt dit niet van invloed is op de WW-premiedifferentiatie.

14. Houdt het UWV bij de beoordeling van het re-integratietraject van een medewerker rekening met de invloed van het Coronavirus op het traject?

Het UWV heeft duidelijk gemaakt dat het uitgangspunt van de beoordeling van de re-integratie nog steeds de Werkwijze Poortwachter is. Wel heeft het UWV aangegeven dat indien de beoordeling van het re-integratieverslag tot de conclusie leidt dat er onvoldoende re-integratie-inspanningen worden geleverd er rekening wordt gehouden met de maatregelen die zijn genomen in verband met het Coronavirus. In dat geval wordt door het UWV maatwerk geleverd. Meer informatie is te vinden op de website van het UWV.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met

Rob Simons: r.simons@dvdw.nl of 06-46643095

Mark Putting: putting@dvdw.nl of 06-11772705