Hide and seek: het UBO-register

Op 27 september 2020 wordt het UBO register ingevoerd in Nederland. Natuurlijke personen met een economisch belang van meer dan 25% in een vennootschap of andere juridische entiteit worden vanaf dat moment verplicht om zich te laten registeren als ultimate beneficiary owner (UBO) van de desbetreffende entiteit. Deze verplichting vloeit voort uit de vierde Anti-Witwasrichtlijn van de EU (2015/849 en 2018/843). Het doel van het UBO register is het bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering. De uiteindelijke gerechtigde, oftewel de UBO, kan zich door het register niet meer verschuilen achter diverse rechtspersonen.

In het UBO register, dat openbaar te raadplegen is, wordt het voor de volgende juridische entiteiten verplicht om de uiteindelijke gerechtigde (in de vorm van een natuurlijk persoon) te registreren:

• B.V. en de N.V. (met uitzondering van beursgenoteerde vennootschappen, 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen en vennootschappen in oprichting)
• Stichting
• Vereniging (met uitzondering van een vereniging van eigenaars)
• Coöperatie
• Onderlinge waarborgmaatschappij
• Maatschap
• Commanditaire vennootschap
• VOF
• Europese economische samenwerkingsverbanden
• Rederij
• Kerkgenootschap
• Europese naamloze vennootschap en de Europese coöperatieve vennootschap (mits de statutaire zetel in Nederland is gelegen)

De registratieplicht geldt niet voor andere entiteiten zoals de eenmanszaak en publiekrechtelijke rechtspersonen. Buitenlandse rechtspersonen die slechts een onderneming drijven in Nederland hebben ook geen registratieplicht.

De UBO

Zoals aangegeven is de UBO een natuurlijk persoon die meer dan 25% van het economisch belang bezit in een entiteit. Gedacht kan worden aan het direct of indirect houden van meer dan 25% van het eigendomsbelang of de mogelijkheid om meer dan 25% van de stemmen te kunnen uitoefenen in een vergadering. Hierbij geldt dat iedere entiteit met een registratieplicht tenminste één UBO moet aanwijzen.

Het is ook mogelijk dat in een entiteit sprake is van een natuurlijk persoon met een economisch belang kleiner dan 25%, maar die wel de feitelijke zeggenschap heeft. In dat geval geldt ook een registratieplicht. Het is dus niet altijd objectief bepaalbaar wie de UBOs zijn.

Ook bij stichtingen is het minder vanzelfsprekend wie de UBO is. Naast de bovenstaande regels over de UBO met de feitelijke zeggenschap en/of meer dan 25% van de stemrechten omschrijft de wet nog een andere mogelijkheid. De UBO van een stichting kan namelijk ook een persoon zijn aan wie een uitkering is gedaan van meer dan 25% van het voor uitkering vatbare bedrag in het voorafgaande jaar. Indien het jaar erop uit de jaarstukken blijkt dat de desbetreffende persoon dat jaar geen uitkering van meer dan 25% heeft ontvangen kan deze worden uitgeschreven als UBO.

Ook voor cumulatief preferente aandelen geldt een soort gelijke regeling. Aandeelhouders met een aandelenbelang van minder dan 25% maar een dividendrecht (vanwege bijvoorbeeld het cumulatieve karakter) van meer dan 25%, kunnen hierdoor alsnog als UBO worden aangemerkt en moeten ook worden geregistreerd.

Indien geen UBO kan worden aangemerkt, bijvoorbeeld omdat alle belangen in de vennootschap kleiner dan 25% zijn, moet iemand van het hoger leidinggevend personeel worden geregistreerd in het UBO register. Dit heet dan een pseudo-UBO. Hierbij kan gedacht worden aan een statutair bestuurder of CEO.

De op te geven informatie

Indien een entiteit verplicht is tot opgave van de UBO(s) draagt de entiteit zelf de zorg voor een correcte en tijdige registratie. Zij dient dus na te gaan wie de UBOs zijn en de benodigde informatie op te vragen.

De volgende informatie moet worden opgegeven:

• Naam
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• Woonadres
• Land van vast verblijf
• Vorm van het gehouden economisch belang (aandelen, stemrechten of een ander soort eigendomsbelang)
• Omvang van het economisch belang (in bandbreedtes van groter dan 25% - 50%, groter dan 50% - 75% en groter dan 75% - 100%)
• BSN of fiscaal identificatienummer
• Afschrift identiteitsdocument
• Afschrift van een document waaruit de eigendom blijkt (bijvoorbeeld een aandeelhoudersregister, oprichtingsakte of een organogram)

Indien de opgegeven UBO geen eigendomsrechten maar bijvoorbeeld de feitelijke zeggenschap heeft of leidinggevende is, hoeft geen afschrift van een eigendomsdocument te worden overlegd. Ook de vorm en omvang van het economisch belang hoeft bij de registratie niet te worden ingevuld. Wel moet worden onderbouwd, indien van toepassing, hoe de persoon in kwestie de feitelijke zeggenschap heeft.

Slechts de naam, geboortemaand en –jaar, nationaliteit, het land van vast verblijf en de vorm en omvang van het gehouden economisch belang zullen openbaar te raadplegen zijn. De overige informatie zal slechts toegankelijk zijn voor instanties, zoals de DNB, AFM, FIOD en de Dienst Justis.

Mogelijkheid tot afschermen

Het is slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk om de openbare informatie zoals deze moet worden opgenomen in het UBO register af te (laten) schermen. Een verzoek tot afscherming moet worden ingediend bij de Kamer van Koophandel en zal worden toegewezen indien sprake is van een minderjarige of handelingsonbekwame natuurlijk persoon. Daarnaast kan een verzoek tot afscherming ook worden toegewezen indien openbaarmaking tot een gevaar voor de natuurlijk persoon zal leiden (bijvoorbeeld chantage of fraude). Het is aan de politie of het Openbaar Ministerie om te oordelen of de openbaarmaking van de gegevens van de UBO zal leiden tot een onevenredig risico dat de afscherming rechtvaardigt.

Internationale verplichtingen

Nu het UBO-register voortvloeit uit Europese wetgeving betekent dit dat ieder Europees land een UBO register zal moeten bijhouden. Dit kan betekenen dat een UBO van een concern met diverse vennootschappen in Europa, in diverse landen geregistreerd zal staan. Het valt aan te raden voor zowel de UBO als de concerndirectie om na te gaan wat de specifieke UBO verplichtingen zijn in ieder land waar het concern actief is en tijdig te voldoen aan de registratieplicht.

Hoe en wanneer

Het registreren van een UBO en het raadplegen van het UBO register in Nederland kan in beide gevallen via de website van de Kamer van Koophandel. Het registreren is kosteloos. Vanaf 27 september om 08:00 uur is het mogelijk om een UBO te registeren.

Voor entiteiten opgericht na 27 september 2020 geldt een verplichting om de UBO(s) meteen te registeren. Indien de vennootschap al bestaand en opgericht is voor 27 september heeft de entiteit 18 maanden de tijd om de UBO(s) te registeren. Indien na registratie wijzigingen plaatsvinden in de UBO moet dit binnen een week worden doorgegeven aan de KvK.

Indien de rechtspersoon wordt uitgeschreven bij het handelsregister, bijvoorbeeld vanwege ontbinding of het verplaatsen van de statutaire zetel, blijven de UBO gegevens nog 10 jaar na uitschrijving toegankelijk in het Nederlandse register.

Wat kunt u zelf doen?

Bezit u 25% of meer van een van de hierboven genoemde entiteiten? Lever dan tijdig de informatie aan bij de vennootschap of juridische entiteit waarin u een belang heeft.

Bent u bestuurder of behoort de juridische entiteit (gedeeltelijk) aan u toe dan dient u zorg te dragen voor het tijdig registreren van de UBO gegevens. Indien de inschrijving van de UBO(s) niet tijdig in het register plaatsvindt kan een boete opgelegd worden aan de juridische entiteit. De maximale hoogte van deze boete bedraagt EUR 21.750. Daarnaast heeft de staat ook de bevoegdheid gekregen om dwangsommen op te leggen aan de entiteit indien deze het nalaat om de UBO gegevens te registreren. Het niet tijdig registreren wordt daarbij ook aangemerkt als een economisch delict en kan mogelijk tot bestuurdersaansprakelijkheid leiden.

Vragen over het UBO register en de mogelijkheden of benieuwd wat wij voor u kunnen doen? Wij helpen u graag verder. Neem contact op met Anique Noordam en Marjon Lok.